La contabilidad financiera tiene como objetivo generar y comunicar información útil para la toma de decisiones oportuna de los diferentes usuarios externos de una organización económica.
FORMAS DE ORGANIZACIÓN
Generalmente, los grandes negocios han comenzado siendo pequeños locales, que han crecido debido a la persistencia y a la visión de quienes los manejaban.
Objetivo de las identidades económicas
Una entidad económica en la actualidad de cual tipo sea, tiene como objetivo servir a sus clientes, ya sean habituales, segmentos importantes de la sociedad, o la sociedad misma. Como consecuencia o en la medida de que la calidad llegue a satisfacer las necesidades de su clientela, dicha entidad vera extendido su valor.
Tipos de entidades económicas
Hay tres diferentes tipos de entidades económicas y cada una juega un rol establecido dentro de la actividad económica de un país.
Organizaciones lucrativas
Organizaciones no lucrativas
Organizaciones gubernamentales
Organizaciones lucrativas: El objetivo de las organizaciones lucrativas es la prestación de servicios o la manufactura y/o comercialización de mercancías a sus clientes obteniendo de dicha actividad un beneficio conocido como utilidad. Estas entidades económicas son las más conocidas en cuanto a que son las que más proliferan.
Organizaciones no lucrativas: Este tipo de entidades económicas tienen como característica principal que “no persiguen fines de lucro”. Lo que significa es que puede, como resultado de su operación, obtener utilidades. Sin embargo, a diferencia de las organizaciones lucrativas, las utilidades obtenidas no son destinadas al beneficio personal de los socios, sino que son destinadas íntegramente para reinversión con la finalidad de seguir cumpliendo con el objetivo por el cual fueron diseñadas, ya sea para prestación de un servicio o la comercialización de un bien. Normalmente este tipo de organizaciones es común encontrarlas en la industria de la salud, de beneficencia y otras más.
Organizaciones Gubernamentales: Son las diferentes instancias gubernamentales tanto en el ámbito federal, estatal y municipal. Este tipo de entidades económicas, al igual que las organizaciones lucrativas y las no lucrativas, involucran recursos económicos cuantiosos sobre los cuales hay que tomar decisiones importantes. Para la toma de dichas decisiones también es preciso contar con información contable.
Tipos de organizaciones económicas lucrativas.
En los negocios u organizaciones que tienen un fin lucrativo, se pueden identificar cuatro diferentes esquemas de operación:
Empresas de servicios
Empresas de comercialización de bienes y mercancías
Empresas manufactureras o de transformación
Empresas agrícolas y ganaderas
Empresas de servicios: Son compañías cuya actividad es la comercialización de servicios profesionales o de cualquier tipo. Dichos servicios son los que brindan profesionales como los abogados, contadores y arquitectos, ingenieros, médicos y los servicios que ofrecen las organizaciones que se dedican a la limpieza de ropa o automóviles, o aspectos tan diversos como la seguridad, el trasporte, electricidad, plomería y más. Algunos de negocios de servicios son los despachos de profesionales, las tintorerías, salas de belleza, escuelas, hospitales, agencia de vacaciones entre otros.
Empresas de comercialización de bienes y mercancías: Este tipo de compañías se dedica a la compra de bienes y mercancía para su posterior venta. Algunos ejemplos representativos de empresas que se dedican a este giro son los supermercados, librerías, papelerías, mueblerías, joyerías, etc.
A diferencia de las empresas de servicios en este tipo de organización se debe costear la mercancía vendida. Asimismo, en este tipo de organizaciones se maneja un concepto llamado inventarios, que representa la mercancía que comercializa el negocio.
Empresas manufactureras o de transformación: Este tipo de empresas se dedica a la compra de materias primas para que mediante la utilización de mano de obra y tecnología se trasformen en un producto terminado para su posterior venta.
Las implicaciones contables de este tipo de organización son muchos mayores dado que se debe llevar un control del inventario de materias primas, de productos en procesos y de productos terminados, así como el costo de la mercancía vendida y del costo de producción.
Algunos ejemplos típicos de este tipo de organización son las plantas ensambladoras de automóviles, las empresas acereras, constructoras, etc.
Empresas agrícolas y ganaderas: Este tipo de empresa tiene como objetivo principal promover de insumos alimenticios a los consumidores. Comúnmente estas empresas son vistas como proveedoras de bienes solamente, pero también tienen una importante actividad como prestadoras de servicios. Como ejemplo de los bienes que provee tenemos ganado de todo tipo, así como granos diversos. En cuanto a los servicios que presta, estos van desde el fertilizado, almacenamiento de grano, hasta ranchos recreativos.
Formas de organización de una entidad económica lucrativa.
Ahora bien en el caso de las entidades económicas lucrativas, mejor conocidas como negocios, existen dos formas de organización.
Persona física
Sociedades
Persona física: Una sola persona puede constituirse en una entidad económica y comenzar a realizar el objetivo planeado, en función de consideraciones tales como los recursos necesarios para iniciar un negocio, la complejidad del mismo, el tamaño, etc.
Sociedades: Se forma una sociedad cuando varias personas participan en un negocio como copropietarios, con el fin de obtener utilidades mediante la venta de un servicio o producto.
Existen dos tipos de sociedades: de personas y de capitales, la diferencia principal entre un ay la otra es en el primer caso, la voz y el voto de cada persona cuenta por igual independientemente de la cantidad de recursos que haya aportado, precisamente por eso se llama sociedad de personas. En el segundo caso, la sociedad de capitales, la voz y voto de cada socio estará en función del monto de su aportación, es decir mientras más recursos haya aportado a un negocio, mas podrá influir en la forma de administras este. Una de las formas más comunes de organizar un negocio bajo el esquema de sociedades es a través de una denominada sociedad anónima.
Sociedad anónima: Es una entidad lega con personalidad jurídica propia, e independiente a la de sus socios. Es una persona que existe solo para la ley. Una sociedad anónima puede participar en contratos, poseer propiedades a su nombre y operar negocios en la misma forma que si fuera una persona física.
USUARIOS DE LA CONTABILIDAD
La información que proporciona el sistema de contabilidad, va enfocada a cubrir las necesidades de dos tipos diferentes de usuarios: los externos y los internos.
Usuarios Externos
Básicamente existen tres tipos de usuarios externos de la contabilidad.
Los acreedores: Es el grupo de personas o instituciones a las cuales se les debe dinero. Por su parte, estos tipos de acreedores necesitan información financiera de la organización en cuestión para decidir si esta tendrá la capacidad para retribuirles posteriormente por el préstamo otorgado.
Los accionistas: Es el grupo de las personas físicas o morales que han aportado sus ahorros para convertirse en propietarios de una empresa al menos en la parte proporcional que su aportación representa del total de capital de la empresa escogida. Los accionistas son los dueños de la empresa. Como tales tienen derecho a conocer, a través de la administración de la empresa y por medio de la información financiera, los resultados de operación así como la situación patrimonial de la misma con el propósito de evaluar el valor actual de su aportación así como la parte de las utilidades que serán reinvertidas en nuevos proyectos de la entidad.
Las autoridades Gubernamentales: Dado que las empresas tienen la obligación legal y el compromiso social de entregar un porcentaje de sus utilidades en forma de impuestos a las autoridades, el gobierno es un usuario importante de la contabilidad.
Para tal fin, el gobierno federal de cada país establece dentro de las leyes requisitos de elaboración y presentación de información contable que reflejen los resultados de operación y la situación patrimonial de las entidades económicas, con el propósito de determinar el monto de los impuestos que deben pagar.
Usuarios Internos
De la misma forma en que los usuarios externos tienen necesidades de información, los administradores de una entidad económica representados principalmente por los funcionarios de los niveles superiores tales como directores generales, directorios funcionales, gerentes de área, jefes de departamento, etc., tienen necesidad de monitorear el desempeño de la entidad para la cual trabajan y el resultado de su propio trabajo.
Dicha información por naturaleza es de un nivel de detalle mucho mayor que aquel suministrado a los usuarios externos.
Entre los principales usuarios internos, podemos mencionar a:
• Los Propietarios,
• Los Gerentes,
• Los Auditores,
• Los Directores,
• Los Sub-Gerentes,
• Los Jefes de Área.
FLUJOS INFORMACION CONTABLE
Podemos observar de manera general el sistema graficado, donde el Flujo de Información Interno se muestra de manera Horizontal, y las actividades en relación con su Entorno de presentan de manera Vertical, estableciéndose pues que el Flujo Horizontal tiene como función principal la de Centralizar y el Flujo Vertical tiene la función de Recopilar o captar la información.
La Actividad de cualquier negocio comúnmente se inicia con la Compra de Mercaderías, por lo que iniciaremos el análisis del Flujo de Información por las Compras, cuando un Ente realiza sus adquisiciones mediante las Facturas Emitidas por sus Proveedores, la que será registrada en el Libro de Compras, detallando la Cantidad, Precio e Importe de las Mercaderías y la Forma de Pago de estas. Toda adquisición genera la Salida de Efectivo y el Ingreso de Mercaderías todo esto frente a nuestros Proveedores y adicionalmente ante las Leyes (Impuestos).
Luego se realizará las Ventas de Mercaderías a nuestros Clientes, donde ser genera la emisión de Facturas Emitidas girada a nuestros Clientes; la misma que será registrada en el Libro de Ventas considerando la Cantidad, Precio e Importe de las Mercaderías y la Forma de Pago. Estas ventas generan el Ingreso de Efectivo y la Salida de Mercaderías estableciendo también los Impuestos de Ley.
El movimiento de Efectivo que es administrado en el Libro de Caja, tiene la función de registrar los pagos a nuestros proveedores y la cancelación de nuestros Clientes, así como otras operaciones con efectivo (Otros Ingresos y Egresos)
La Dinámica en el Almacén se base en el Ingreso de Mercaderías y la Salida de estas, que serán Administradas en Kardex por producto, en el que se definirá el Costo de las Mercaderías según el Método de Evaluación, que puede ser Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), Ultimas Entradas Primeras Salidas (UEPS), Costo Promedio u otro.
El Libro Diario Centraliza la información generada en los libros de Compras, Ventas y Caja y Kardex,. Es función de la administración temporalizar la centralización de estos datos, los cuales se recomiendan realizarlos a diario; por lo que no es coincidencia el nombre de Libro Diario, el cual recibe los resúmenes diarios de Compras, Ventas, Caja y Almacén, así como también otros resúmenes de Hojas de Trabajo.
Cabe indicar que toda actividad legal genera la tributación, la que viene a ser consecuencia del negocio tanto como retención o custodia en las Ventas, como desembolso en el caso de las Compras; las mismas que serán diferenciadas para establecer el Monto a Depositar a la entidad administradora de los mismos.
El registro de otras operaciones colaterales al negocio, se recomienda elaborarlos en hoja de trabajo adicionales, las que luego de establecer los resúmenes respectivos, serán centralizados en el Libro Diario, el mismo día de su acontecimiento; operaciones contables según se vayan presentando, como es el caso de la Planilla de Remuneraciones, que puede ser quincenal o mensual. Existiendo también caso que se realizan una vez al año. Como Asientos de Ajuste y Cierre de Actividades
El traslado de la información del Libro Diario al Libro Mayor, operación que nos reportara el Movimiento de las Cuentas por separado tanto en sus Sumas como estableciendo el Saldo de las mismas. La Mayorización también es recomendable elaborarla a diario, como ideal, pero esto estará de acuerdo con la necesidad de tener la información oportuna para Gerenciar la Entidad.
Las Herramientas que pone a disposición la Contabilidad a la Gerencia, son llamados Estados Financieros, los que no son sino los Saldos de las Cuentas según sus Clasificaciones: -de Balance o -de Gestión; mediante los cuales la Gerencia podrá disponer de las directivas en bien del desarrollo de sus Actividades Comerciales.
CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
Se entiende por la información contable a la comunicación de los sucesos relacionados con la obtención y la aplicación de los recursos económicos expresados en unidades monetarias.
Las características fundamentales que debe tener la información contable son utilidad y confiabilidad y provisionalidad.
Utilidad: La característica de utilidad se refleja en que esta pueda ser usada efectivamente en la toma de decisiones de los usuarios, dado que es información importante y que ha sido presentada de forma oportuna. Si es información que aparece en un periódico, los usuarios serán los lectores, si es información que aparece en los estados financieros, los usuarios serán primordialmente los acreedores y accionistas. Dada la imposibilidad de conocer al usuario específico y sus necesidades particulares, se presenta información general por medio de los estados financieros: el balance general, el estado de resultados y el estado de cambios en la situación financiera.
Ahora bien, para que la información financiera sea útil es necesario que el contenido que pretende comunicar sea relevante, significativo, cierto y que pueda ser susceptible a comparación.
Confiabilidad: Para que la información financiera tenga la característica de confiable es necesario que el proceso de integración y cuantificación de la información presentada en los estados financieros haya sido objetivo, que las reglas bajo las cuales se genera la información se mantengan estables en el tiempo y, adicionalmente que exista la posibilidad de verificar los pasos seguidos en el proceso de elaboración de información financiera. Para que la información cumpla con la característica de confiabilidad es necesario que exista también la imparcialidad al preparar la información.
Provisionalidad: Esta característica es fundamental tanto para los lectores de un periódico como para los usuarios de la información financiera. Se refiere al hecho de que ambos deben estar consientes de lo que aparece en un periódico y lo que aparece en un estado financiero es información provisional, es decir, presentan la información con todos los elementos y circunstancias que estuvieron vigentes hasta el momento de mandar el periódico a la prensa o de elaborar un estado financiero.
Principios de contabilidad
Para poder cumplir con las características enunciadas, los encargados de preparar y verificar la información contable tienen como marco de referencia una serie de guías de acción conocida como principios de contabilidad generalmente aceptados.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados están estructurados en postulados básicos alrededor de 3 áreas.
- Principios que tratan de identificar y delimitar al ente económico o negocio del cual se pretende informar.
- Principios que definen la base para cuantificar las operaciones del negocio, es decir, para llevar a cabo el registro.
- Principios que hacen referencia a la presentación de información financiera de las organizaciones.
Dentro de este apartado encontramos tres principios de contabilidad: el de entidad, el de realización y el de periodo contable.
Entidad: Este principio postula la identificación de la empresa como ente independiente en su contabilidad, tanto de sus accionistas propietarios, de sus acreedores o deudores, como de otras empresas. El objetivo de este principio es evitar la mezcla en las operaciones económicas que celebre la empresa con alguna otra organización o individuo.
Realización: Cuantifica las operaciones económicas que realiza una empresa, tanto con otros entes económicos, como las ocurridas por trasformaciones internas o por eventos económicos externos que afecten a la entidad. Sirve de guía para determinar de qué se va a informar.
Periodo Contable: Este principio divide la vida económica de una entidad en periodos convencionales para conocer los resultados de operación y su situación por cada periodo, independiente de la continuidad del negocio. Implica dividir las actividades económicas de la empresa en periodos tales como un mes, un trimestre o un año.
Principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las operaciones del ente económico y su presentación
En este apartado están incluidos los principios de valor histórico original, negocio en marcha y dualidad económica.
Valor histórico original: Este principio establece que los bienes y derechos deben valuarse a su costo de adquisición o fabricación. Este principio es una guía para establecer a cuanto o a cual valor se van a registrar las transacciones y eventos.
Negocio en marcha: Este principio presupone la permanencia del negocio en el mercado, con excepción de las entidades de liquidación. Este principio permite suponer, salvo prueba en contrario, que la empresa seguirá operando por tiempo indefinido, por lo que no resulta valido usar valores de liquidación al cuantificar sus recursos y obligaciones.
Dualidad Económica: Este principio manifiesta que cada recurso de que dispone la entidad fue generado por terceros, quienes poseen derechos e intereses sobre los bienes de la entidad.
Principios de contabilidad que se refieren a la información
Revelación suficiente: Se refiere a que los estados financieros deben contener de manera clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad
Importancia relativa: Postula que en la elaboración de información financiera se debe equilibrar el detalle y la multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información.
Consistencia: Establece que los principios y reglas con los cuales se obtuvo información contable permanezcan en el tiempo para facilitar su comparabilidad. Asimismo establece que cuando exista un cambio, este se justifique y se anote el efecto que produce en las cifras contables.
ESTRUCTURA BÁSICA DE LA TEORÍA CONTABLE
Es el conjunto de principios reglas, criterios, postulados normas y técnicas que rigen el estudio y ejercicio de contaduría pública.
Los conceptos que integran la estructura básica de la contabilidad financiera, han sido ordenados jerárquicamente de la siguiente manera:
1. Principios
2. Reglas particulares
3. Criterio Prudencial de aplicación de las reglas particulares
Principios
Los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros.
Los principios de contabilidad que identifican y delimitan al ente económico y a sus aspectos financieros son:
Entidad
Realización
Periodo contable
Reglas particulares
Tienen su aplicación a nivel de los conceptos y las cifras que son parte integrante de los estados financieros, por ello son conceptuados como la especificación individual y concreta de los conceptos que integran los estados financieros.
Estas reglas se dividen en:
Reglas de valuación
Reglas de presentación
Reglas de evaluación
Las reglas de evaluación se refieren a la forma en que los contadores deben cuantificar los conceptos específicos de los estados financieros; es decir la manera en que se asignan valores monetarios a tales conceptos.
Reglas de presentación
Las reglas de presentación señalan la forma adecuada de estructurar los estados financieros, según ciertos criterios establecidos y aceptados como validos a nivel de generalidad
Criterio prudencial de aplicación de las reglas particulares
En caso de duda al tratar de elegir de entre dos alternativas en las que no se disponga de todas las bases, o aun cuando tenga elementos de juicio que hagan equivalentes a estas alternativas, deberá optar por aquella que menos optimismo refleje, pero procurando ante todo, que la decisión sea equitativa para los diversos usuarios de la información financiera.
El criterio prudencial se ha expresado en diversas formas, tratándola de facilitar su entendimiento y relacionándolo fundamentalmente con las ganancias o utilidades y con los costos y gasto. Así tenemos que:
• Los gastos se reconocen y se registran desde el momento en que se sabe de ellos.
• Las utilidades se reconocen y registran hasta que se realizan.
• Las ganancias no se reconocen hasta que haya poca probabilidad, o no haya ninguna, de que desaparezcan.
• Las pérdidas se reconocen cada vez que haya alguna evidencia disponible de que podrían ocurrir.
Código de ética
Los códigos de ética permiten a las empresas incorporar e implementar a través de declaraciones de principios y valores, fundamentos morales y éticos de carácter universal, dentro de la vida diaria de una organización.
Postulados
Un Postulado es una proposición que puede tomar como punto de partida para la demostración de teoremas dentro de un sistema axiomático, sin que se trate de una proposición deducible de otros enunciados.
Normas
Conjunto de reglas que se deben seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.
CONCEPTOS DE LA INFORMACION CONTABLE
La estructura básica de la contabilidad es sencilla. Hay varios conceptos que rigen las partes de un sistema contable y como se relacionan entre sí.
La estructura contable tiene cinco cuentas o calificaciones básicas:
- Activo
- Pasivo
- Capital
- Ingresos
- Gastos
Activo: Es un recurso económico propiedad de una entidad, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro.
Pasivo: Representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores.
Capital: Es la aportación de los dueños conocidos como accionistas y representa la parte de los activos que pertenecen a los dueños del negocio.
Ingresos: Representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crédito.
Gastos: Se refieren a activos que se han usado o consumido en el negocio con el fin de obtener ingresos.
Utilidad: Es la diferencia entre los ingresos obtenidos por un negocio y todos los gastos incurridos en la generación de dichos ingresos.
Perdida: Es el resultado de que los ingresos obtenidos por un negocio sean inferiores a sus gastos.
La ecuación contable básica se representa de la siguiente forma:
Activo=Pasivo + Capital contable
Capital contable= Capital social + utilidades retenidas
Utilidades retenidas= suma de las utilidades + utilidad del periodo actual – dividendos
De periodos superiores
Utilidad del periodo actual=Ingresos – gastos
BIBLIOGRAFIA
Guajardo, Gerardo (1999). Contabilidad, un enfoque para usuarios (1ra ed). México: Ed. Mac GrawHill.
Romero, Javier (1995). Principios de contabilidad (1ra ed.). México: Ed. Mac GrawHill.
